merupakan kata majemuk yang arti
umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas pokoknya, tata
usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan – keterangan itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi
atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang
dibutuhkannya.
Menurut (Saiman, 2002; 15)
tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha
berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai
suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Menurut Waworuntu dalam
(Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi
secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan,
penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut.
Tata usaha sifatnya membantu atau
menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata
usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi. Sehingga
merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang didasarkan
atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka
kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.
Pekerjaan tata usaha selalu
berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi. Tata
usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan
menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam
melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan
maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan
pekerjaan tata usahs harus disusun dan dijalankan dengan teratur.
Kegiatan Tata Usaha
Menurut Waworuntu dalam Saiman
(1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa
– jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
- Korespondensi dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
- Tata hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile.
- Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan lain – lain.
- Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi
Tata usaha terdapat dalam setiap
organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah.
Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas
bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari
dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata
usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi
satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan
penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif.
Hubungan-hubungan tata usaha umumnya
itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau
sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta
dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.
Di Indonesia beberapa dari kegiatan
tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah umum.
Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya samapai
selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi. Pekerjaan
manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan.
Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin
streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat lazim
disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah yang
dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha.
Penyelenggaraan kegiatan
pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali
untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor
tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu
melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.
Menurut Waworuntu dalam (Saiman,
1991; 18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses
penyelenggaraan yang berwujud 6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:
- Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
- Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
- Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna.
- Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
- Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lainnya.
- Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Ciri
Ciri Pelaksanaan Tata Usaha
Dalam
pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri – ciri
tersebut adalah:
1. Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah
memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan
keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.
2. Bersifat Merembes Kesegenap
Bagian Dalam Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat
diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari
itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam
lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi
yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua
Pihak Dalam Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua
pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun
Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan
oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat
tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan
segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Contoh
Flowchart Tata Usaha
Contoh Tata Usaha Tugas Beserta
Fungsinya
Tugas Pokok - Melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung
jawab Kepada Kepala Sekolah
Uraian Tugas :
Uraian Tugas :
- Menyusun program tata usaha sekolah
- Mengelola Keuangan Sekolah
- Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa.
- Membina dan mengembangkan karier pegawai Tata Usaha
- Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.
- Menyusun dan penyajian data/statistik sekolah
- Mengkoordinasikan dan melaksanakan K3 / 6 K
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
Tugas Pokok : Melaksanakan
Administrasi Umum
Uraian Tugas : Sub. Administrasi
Umum :
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan Bagian serta mempersiapkan penyusunan program kerja tahunan Sekretarian Pelaksana;
- Menyusun/membuat Agenda Kerja Harian
- Membuat Struktur Organisasi Sekolah dan TU
- Membuat Buku Tamu umum, Buku tamu Pejabat/Dinas, Buku Tamu Orang Tua siswa, Buku Tamu Supervisi
- Papan Statistik Kesiswaan, Ketenagaan
- Dokumen Pendirian Sekolah
- Absensi Rapat
- Notula Rapat
- Buku Catatan Pembinaan Personil
- Buku Catatan Pesan Telepon
.
.
.
.
.
EmoticonEmoticon